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Técnicas para você gerenciar melhor o seu tempo

18 de Janeiro de 2017- Por Lionel Freitas - Diretor de Criaçãogestao de tempo

Se você acha que nunca tem tempo pra nada, vive fazendo as tarefas diárias com pressa e justifica tudo isso dizendo que o seu dia é muito cheio, tenho uma péssima notícia: você está gerenciando o seu tempo errado.

Gambiarra sim, indisciplina e desorganização não!

É comprovado: a gambiarra é uma característica inerente ao brasileiro. Essa habilidade de fazer mais com menos, e que muitos confundem com o “fazer tudo nas coxas”, é uma importante carta pra se ter na manga, por isso deve ser usada com sabedoria. 

Inclusive pudemos conferir de perto o resultado de quando a gambiarra é bem aplicada nos jogos olímpicos de 2016. Um evento de proporções gigantescas, desenvolvido em meio a atrasos alarmantes, mas que resultou num belíssimo espetáculo.

O soberbo VS o nada confiável

Ao chegar atrasado em alguma reunião ou qualquer outro compromisso, existem duas imagens que você passa às outras pessoas - e nenhuma delas é positiva:

1- Você passa a imagem de alguém que acredita ter o tempo mais valioso do que o das outras pessoas.

2- Você passa a imagem de alguém que não é confiável. Ora, uma pessoa que não consegue nem chegar em um compromisso no horário combinado não é o tipo de pessoa que merece confiança.

Não prometa o que você não pode cumprir

Algumas chaves para adicionar organização, disciplina e um melhor gerenciamento de tempo no seu dia a dia são: ter prioridades, organização e saber fazer escolhas. Repare que os problemas aparecem quando a gente promete entregar muito mais do que podemos produzir. Temos dificuldade em abrir mão de uma coisa pela outra. 

Será que tudo é urgente mesmo? Provavelmente não…

“O que é importante nem sempre é urgente. O urgente é realmente importante.”

Hoje em dia praticamente tudo é urgente. Tudo é pra ontem. Cabe a você definir quais são realmente as prioridades e quais são as tarefas que você consegue cumprir no prazo estipulado. É preciso ser honesto com você mesmo e com as outras pessoas acima de tudo para evitar que o pior ocorra: o combinado não ser entregue.

Existe um quadrante bastante famoso conhecido como Matriz do Tempo ou Teoria de Eisenhower, desenvolvido pelo General Dwight D. Eisenhower, e que podemos aplicar no nosso dia a dia:

Mantenha-se no quadrante 2. Evite o 1 por motivos óbvios.

Teoria do Sprint ou do Pico Máximo

Uma teoria vinda do esporte, mas que cabe perfeitamente no gerenciamento de tempo, a teoria do Sprint diz que o 100% não existe. Ninguém nunca trabalha a 100%. E se você acredita que está dando 100% de si em uma tarefa, saiba que está enganado.

Segundo essa teoria, você tem que buscar a sua regularidade. Portanto, descubra qual é o horário em que os seus sentidos estão mais aguçados e a sua mente está em alto nível de concentração.

Para aplicar isso na prática, e é dessa forma que os atletas aplicam, você deve atingir o seu máximo todos os dias, com mínimas variações. 

Ao contrário do que muitos pensam, o atleta não vai progredindo o seu desempenho diariamente para atingir o seu máximo somente durante uma competição, ele chega no ápice todos os dias, e a competição se torna apenas um resumo de todos os dias de treino. Isso é atingir a regularidade.

Divida as suas tarefas em 4 partes

Organização: defina a prioridade da tarefa, como você pretende fazer e observe quanto tempo você tem para utilizar no desenvolvimento de todo o trabalho.

Processos: pra tudo na vida existe técnica. Por isso, reserve um tempo para definir qual será o processo utilizado para a realização da tarefa.

Disciplina: nesta etapa é preciso gerenciar o tempo e ser firme para que todas as outras etapas aconteçam dentro do tempo estipulado.

Comprometimento: dê o máximo para entregar o que você precisa!

Bônus do diretor de arte

Bom, antes de pesquisar tudo isso, eu utilizo um método próprio na hora de produzir todos os meus jobs. Assim como no quadrante anterior, consiste em dividir o tempo da tarefa em quatro partes, mas neste método funciona da seguinte forma:

Entendimento: primeiro eu disseco completamente o briefing. Busco o máximo de informações necessárias para poder iniciar a tarefa sem nenhuma pausa.

Pesquisa: nesta etapa busco subsídios, recursos e tudo o mais de material que possa ser útil para a execução da tarefa (referências, banco de imagens, tipografia, etc).

Layout: nesta etapa eu esboço o layout que será feito, organizo os elementos, etc.

Produção: agora é a hora de dar forma a tudo que foi definido até o momento. Aparar as arestas e tirar o monstro da jaula para finalmente cumprir o deadline!

Algumas dicas para você aplicar no dia a dia

1. Planeje suas tarefas mentalmente. Se possível, com antecedência.

2. Dimensione o tempo que você leva para realizar as tarefas. Antes de se comprometer, peça um prazo com um tempo extra, assim você tem uma margem para eventuais imprevistos. 

3. Comece pelo mais difícil e siga até o mais fácil. Assim como o sol, a sua energia vai baixando no decorrer do dia.

4. Planeje tudo, inclusive o descanso.

5. Reserve tempo para conversar, falar ao telefone, coisas menores, etc.

6. Tente terminar tudo o que planejou fazer ao longo do dia.

7. Não vire um escravo do relógio mas se for necessário, mude todo o seu planejamento e o seu comportamento.

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Lionel Freitas - Agência Gênia
Lionel FreitasDiretor de Criação

Formado em Publicidade e Propaganda, habita desde criança o mundo dos desenhos e ilustrações e utiliza sempre que pode este superpoder. Adora ler e escrever nas horas vagas e vive inventando histórias malucas que por enquanto guarda apenas na gaveta. Adora ver filmes e avisa desde já que é Nerd, mas um nerd bem contido, não esses que ficam chorando quando vêem um trailer do novo Star Wars.

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